Alla som deltar i ett socialfondsprojekt måste redovisa och intyga den tid de ingår i projektet. Detta gäller samtliga deltagare i projektet oavsett om tiden avser direkta kostnader, medfinansiering eller när deltagartiden inte är kopplat till någon finansiering.
Här finner ni blanketter som innehåller obligatoriska uppgifter som ska ingå i redovisningen. ESF-rådets beslutade blanketter nedan ska användas vid redovisning till ESF-rådet om inget annat meddelats efter särskild ansökan om undantag.
Instruktioner om hur blanketterna ska fyllas i finns i exceldokumentet i en egen flik, se fliken instruktion.
Intygen av närvarotiden skapas i samband med registrering av deltagare/månad. Dessa intyg ska undertecknas och skickas in till Svenska ESF-rådet i samband med att tiden redovisas i ansökan om utbetalning. Bakomliggande underlag ska sparas hos projektägaren.
Digital signering av deltagarnas tid (Deltagarportal) för genomförda aktiviteter i projekt inom programområde 1 (PO 1) - Kompetensförsörjning
Svenska ESF-rådet ger fr. o. m. 2020-06-21 samtliga projektägare inom Programområde 1 möjlighet att digitalt signera deltagarnas närvarotid i projektets aktiviteter genom deltagarportalen i Projekrummet. Bedömning bör göras, i samråd med ESF-rådet, utifrån projektets uppbyggnad/struktur om IT-verktyget är effektivt och administrativt förenklande för just ert projektupplägg. I de fall ni bedömer att IT-verktyget kommer att underlätta er administration och effektivisera hantering av deltagarnas underskrifter så ska projektet inte använda sig av ESF-rådets manuella mallar för redovisning av deltagarnas tid.
Intyg för närvarotid för deltagare i socialfondsprojekt – Insatser inom programområde 1 (PO 1) Kompetensförsörjning skapas med automatik i IT-verktyget i samband med registrering av deltagare/månad och kan tas fram i Projektrummet, även värden/data som ska rapporteras till SCB skapas i verktyget som ska kopieras till SCB-mallen.
Registrering av aktiviteter och rapportering/signering av deltagarnas närvarotid (ansvarig för deltagarnärvaro) sker i Projektrummet (Deltagarportalen) och signering av deltagaren för den tid som rapporterats sker i en extern portal - Aktivitetsportalen.
I dagsläget sker inloggning med e-post och lösenord och signering av närvarotid görs genom att ange en fyrsiffrig kod som skickas antingen via sms eller e-post till den person som ska signera tid.
ESF-rådet kommer till hösten även införa digital signering för projekt inom programområde 2 och för tidredovisning gällande arbetstid i projekten. Tanken är även vid detta tillfälle att införa bankid för att underlätta signeringen av nedlagd tid i projekten.
ESF-rådet har även tagit fram en mall för Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) som syftar till att reglera behandlingen av de personuppgifter som personuppgiftsbiträdet behandlar för den personuppgiftsansvariges räkning vad gäller den digitala deltagarredovisning som förekommer inom ramen för det ESF-finansierade projekt den Personuppgiftsansvarige driver. Personuppgiftsbiträdesavtalet reglerar Personuppgiftsbiträdets behandling av Personuppgifter för Personuppgiftsansvarigs räkning samt den integritetsnivå som ska uppnås vid Behandlingen.
Mall för Personuppgiftsbiträdesavtal
Personuppgiftsbiträdesavtal syftar till att säkerställa de registrerades fri- och rättigheter när projektägaren anlitar ett Personuppgiftsbiträde vid behandling av personuppgifter och till att uppfylla artikel 28.3 Allmänna Dataskyddsförordningen EU 2016/679 (Allmänna Dataskyddsförordningen EU 2016/679 föreskriver att det ska finnas ett skriftligt avtal om Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning). För mer information om PUB-avtalet skicka era frågor till projektrummet@esf.se
För mer information hur deltagarportalen fungerar se publicerad användarmanual Handledning deltagarportalen PO1 för deltagarportal och kontakta sedan era ansvariga kontaktpersoner för projektet på ESF-rådet.
Blanketter för redovisning av tid för deltagare
Uppdaterad: Sammanställning deltagare PO1 (2019-07-23)
Närvarorapport för deltagare PO1
Sammanställning deltagare PO1
Sammanställning deltagare PO1 (2018-05-23)