Enligt regelverket är det parten, dvs organisationen, som ska utse vem som ska företräda den i Övervakningskommittén ”enligt öppna förfaranden” (EU-förordning 1303/2013, artikel 48).
Med tanke på att parterna ser olika ut och har olika förutsättningar är det svårt att reglera på vilken nivå de ska vara företrädda. Vissa är företrädda på chefsnivå, andra på ”sakkunnignivå”. För Övervakningskommitténs legitimitet är det viktigt att både ordinarie och ersättare är personer som har mandat att företräda parten samt har forum att förankra frågor. Det är därför viktigt att ledamoten formellt utses av någon i organisationen med behörighet att utse organisationens företrädare i Övervakningskommittén. I många organisationer /myndigheter är det ett formellt beslut.
I beslutet ska det framgå namn på den person som utsetts till ordinarie ledamot respektive suppleant, liksom vem som har utsett organistionens företrädare i övervakningskommittén. När organisationen har beslutat att utse eller utse ny företrädare ska det meddelas till ÖK-sekretariatet och i meddelandet/mejlet ska det också framgå namn och kontaktuppgifter till ledamöterna.
Sekretariatet tar emot informationen och diarieför beslutet som offentlig handling. Namnen på organisationens företrädare publiceras på esf.se, i enlighet med regelverket. Kontaktinformationen används för att sekreteraren på ÖK-sekretariatet ska kunna skicka ut kallelser till möten och annan relevant information om och för Övervakningskommittén.